Nesta sexta-feira, dia 18/02/2011 foi abordado o tema da mudança de suporte dos documentos. Pode-se dizer que as iniciativas têm sido entre a digitalização ou a microfilmagem dos documentos produzidos e acumulados pelas instituições.
Quanto a primeira foram expostas as seguintes questões: como deve ser a digitalização? Quais documentos devem ser digitalizados? Qual a validade legal do documento digitalizado? Como classificar e atribuir temporalidade ao documento eletrônico? E quanto à definição de banco de dados (sistema ou documento???), enfim, muitas dúvidas.
Em relação à microfilmagem, percebe-se uma maior segurança em termos de preservação, pois o microfilme tem se mostrado um suporte de maior durabilidade. O processo de microfilmar documento de arquivo já está estabelecido na UnB desde 1978, quando foi criado o Serviço de Microfilmagem (SMI). Este setor, em tempos áureos, supriu à demanda de redução de volumes documentais de vários setores da UnB, atualmente atende a somente dois: a Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) e o Decanato de Gestão de Pessoas (DGP), antes denominado Secretaria de Recursos Humanos (SRH). Destes dois setores são microfilmados dossiês de alunos e assentamentos funcionais de servidores, respectivamente. A diminuição de sua capacidade de absorção de trabalho foi se instalando ao longo do tempo, porém a qualidade da microfilmagem não foi prejudicada.
A mudança de suporte dos documentos é relevante para os arquivos, pois impacta diretamente na gestão dos espaços (físicos ou virtuais) de armazenamento. É preciso planejamento. Os prós e contras, tanto da digitalização, quanto da microfilmagem devem ser identificados. O estabelecimento de uma Política Arquivística passa, necessariamente, pela definição criteriosa da técnica mais adequada para os fundos documentais acumulados. Não esquecendo, claro, dos documentos já produzidos em meio eletrônico, que também podem migrar de suporte, seja para o papel ou o microfilme.
Foi sugerido que os presentes na reunião procurassem referências sobre o assunto, a fim de subsidiar e fundamentar um estudo sobre as questões em torno da discussão engendrando argumentações em futuras intervenções na política de microfilmagem e digitalização. O assunto não se esgotou, ao contrário o debate é intenso e enquanto escrevemos novas tecnologias estão entrando no mercado, e outras estão ficando ultrapassadas na mesma velocidade. O tempo urge!
Saudações Arquiver@s!
Estiveram presente: Tânia Moura, Caroline Durce, Antônio Alberto, Fabrício Carpaneda, Rafael Carvalho, Marcus Gonçalves, Rafael Augusto, Jairo Augusto, Liliany Ribeiro, Ananda Moretti, Kaio Queiroz, Denise Nascimento, Laís Arruda, Tael Michael, Artur Litran.
Ainda não existe subsídio legal no âmbito do executivo que diga que o documento digital seja legalmente válido. Já o microfilme tem o amparo legal, além de ter sua durabilidade comprovada, é um suporte resistente, que ocupa bem menos espaço que o papel e não se perde com uma “pane no sistema”. É muito utópico acreditar que o computador é a solução para todos os problemas, ainda não temos fundamento teórico e muito menos uma lei aprovada que diga que o digital substitui o tradicional.
ResponderExcluirSaudações Arquiveras,
Caroline
bligbleg.blogspot.com
O Importante para uma adequada mudança de suporte é a existência de uma política de gestão arquivística de documentos.
ResponderExcluirA digitalização facilita o acesso aos documentos que podem ser disponibilizados em redes, mas não possuem valor legal; A microfilmagem tem valor legal, dá segurança e garante a preservação por um período razoável de tempo, caso existam condições adequadas para a preservação desse suporte. Porém sem tratamento arquivístico classificação, avaliação, etc. tais medidas não atendem as necessidades de administrativas e tampouco permitem a preservação e o acesso a memória institucional.
Aqui no TRT8 foram microfilmados e eliminados (inclusive os de guarda permanente) processos judiciários ordenados em sequência numérico-cronológica (pelo nº de protocolo), sem classificação e avaliação prévia. Agora os microfilmes estão de degradando na ausência de condições de preservação, pois ficam expostos a avriações extremas de temperatura e grande umidade, entre outros fatores, sequer temos leitora de microfiolmes.
Saudações arquivísticas!!!
Guina
Na primeira vez em que estive no serviço de microfilmagem da UnB vi que cada rolo de microfilme era constituído dos mais diversos documentos.
ResponderExcluirPensando em unidades de arquivamento, como definir os conjuntos documentais originais que foram microfilmados considerando que não receberam tratamento adequado? Não é possível chama-los de dossiês pois não refletem um assunto específico.
A microfilmagem e a digitalização têm ganhado grandes espaços nas discursões arquivísticas, e diante desse contexto, temos vivenciado nos arquivos a crescente quantidade de empresas que entam vender a digitalização como a "solução mágica" para os nossos problemas de acesso. Sabemos que para a escolha de qualquer uma das alternarivas é necessário um diagnóstico visando identificar a melhor alternariva para a instituição arquivistíca, infelizmente, muitas instituições preferem investir na digitalização sem entender a real necessidade do arquivo e de seus usuários.
ResponderExcluirAo optar pela microfilmagem, garantimos o valor legal, mas podemos ter alguns problemas: é necessário que a intiuição disponha de máquinas leitoras do microfilme, garantindo assim o acesso aos documentos; condições de acondicionamento que garantam a preservação e qualidade do microfilme.
Já ao optar pela digitalização, naõ garantimos o valor legal, mas, o suporte torna-se mais acessível, porém deve-se garantir a migração de suporte e a qualidade no acondicionamento das mídias.
Grandes são as discussões, que só serão resolvidas ao longo de um estudo adaptado à realidade de cada arquivo.