Classificação de Documentos de Arquivo

O ato de classificar ajudou o homem em seu processo evolutivo. O processo classificatório acompanha a trajetória do homem desde seus primeiros passos. As atividades humanas, desde a mais trivial até a mais elabora, estão ligadas ao ato de classificar. Todos os seres classificam consciente ou inconscientemente para os mais variados propósitos. Como disse Foucault, as classificações primordiais que nos parecem óbvias e inquestionáveis são os “códigos ordenadores” da nossa cultura.

No sentido mais amplo da palavra, classificar pode ser considerado o processo de “distribuição de indivíduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres diferenciados” (LIARD, 1979). O Dicionário Aurélio de língua portuguesa define classificação como “conjunto de métodos, regras e símbolos usados para classificar”.

A classificação de documentos e de informações é um processo intelectual associado à ideia de separar e estabelecer relações entre os documentos. Essa classificação é feita principalmente na idade corrente do documento, já que esse processo está diretamente relacionado com sua função original, ao seu valor primário. A classificação dos documentos correntes reflete a natureza da organização a qual pertencem.

Para a área meio da esfera do executivo federal usa-se o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, com sua última versão aprovada através da Resolução n. 14 de 2001 do CONARQ. Ele adota o modelo decimal de classificação, muito adequado à realidade biblioteconômica, mas bastante difícil de ser usado na realidade arquivística.

Neste código as funções, atividades, espécies e tipos documentais são genericamente denominados de assuntos. Os assuntos principais são distribuídos em dez classes representadas por números inteiros de três algarismos, estas classes são divididas em subclasses, que por sua vez, são decompostas em grupos e subgrupos. As operações da classificação são segundo o código: o estudo, que consiste na leitura dos documentos e; a codificação, a atribuição de um código que corresponda ao assunto tratado pelo documento.

O Código de classificação aprovado pela Resolução n. 14 não tem flexibilidade e nem sempre se adéqua as realidades dos órgãos que deve atender. Os assuntos por vezes se repetem e em outras não estão descritos de forma suficiente para seu entendimento, forçando o uso de códigos mais genéricos, das classes que termina ou começam com 9, como o famoso 995 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas.

A situação se repete com o “Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES)”, a hierarquia das classes e subclasses é confusa e ainda necessita de algumas revisões para que possa atender de maneira regular todas as IFES.

Sem entrar no mérito das definições (afinal código não seria o termo mais adequado para definir o objeto em questão) a estrutura mais adequada para este instrumento seria o funcional, não classificação por assunto. O mais apropriado ainda seria que as instituições atendidas por este instrumento tivessem a possibilidade de adequá-lo às suas próprias realidades, mas ainda é preciso que o Arquivo Nacional e os próprios arquivistas amadureçam essa ideia.

Saudações Arquiveras,

Caroline Durce