Nesta sexta-feira, dia 18/02/2011 foi abordado o tema da mudança de suporte dos documentos. Pode-se dizer que as iniciativas têm sido entre a digitalização ou a microfilmagem dos documentos produzidos e acumulados pelas instituições.
Quanto a primeira foram expostas as seguintes questões: como deve ser a digitalização? Quais documentos devem ser digitalizados? Qual a validade legal do documento digitalizado? Como classificar e atribuir temporalidade ao documento eletrônico? E quanto à definição de banco de dados (sistema ou documento???), enfim, muitas dúvidas.
Em relação à microfilmagem, percebe-se uma maior segurança em termos de preservação, pois o microfilme tem se mostrado um suporte de maior durabilidade. O processo de microfilmar documento de arquivo já está estabelecido na UnB desde 1978, quando foi criado o Serviço de Microfilmagem (SMI). Este setor, em tempos áureos, supriu à demanda de redução de volumes documentais de vários setores da UnB, atualmente atende a somente dois: a Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) e o Decanato de Gestão de Pessoas (DGP), antes denominado Secretaria de Recursos Humanos (SRH). Destes dois setores são microfilmados dossiês de alunos e assentamentos funcionais de servidores, respectivamente. A diminuição de sua capacidade de absorção de trabalho foi se instalando ao longo do tempo, porém a qualidade da microfilmagem não foi prejudicada.
A mudança de suporte dos documentos é relevante para os arquivos, pois impacta diretamente na gestão dos espaços (físicos ou virtuais) de armazenamento. É preciso planejamento. Os prós e contras, tanto da digitalização, quanto da microfilmagem devem ser identificados. O estabelecimento de uma Política Arquivística passa, necessariamente, pela definição criteriosa da técnica mais adequada para os fundos documentais acumulados. Não esquecendo, claro, dos documentos já produzidos em meio eletrônico, que também podem migrar de suporte, seja para o papel ou o microfilme.
Foi sugerido que os presentes na reunião procurassem referências sobre o assunto, a fim de subsidiar e fundamentar um estudo sobre as questões em torno da discussão engendrando argumentações em futuras intervenções na política de microfilmagem e digitalização. O assunto não se esgotou, ao contrário o debate é intenso e enquanto escrevemos novas tecnologias estão entrando no mercado, e outras estão ficando ultrapassadas na mesma velocidade. O tempo urge!
Saudações Arquiver@s!
Estiveram presente: Tânia Moura, Caroline Durce, Antônio Alberto, Fabrício Carpaneda, Rafael Carvalho, Marcus Gonçalves, Rafael Augusto, Jairo Augusto, Liliany Ribeiro, Ananda Moretti, Kaio Queiroz, Denise Nascimento, Laís Arruda, Tael Michael, Artur Litran.
