segunda-feira, 24 de janeiro de 2011

Classificação de Documentos de Arquivo


O ato de classificar ajudou o homem em seu processo evolutivo. O processo classificatório acompanha a trajetória do homem desde seus primeiros passos. As atividades humanas, desde a mais trivial até a mais elabora, estão ligadas ao ato de classificar. Todos os seres classificam consciente ou inconscientemente para os mais variados propósitos. Como disse Foucault, as classificações primordiais que nos parecem óbvias e inquestionáveis são os “códigos ordenadores” da nossa cultura.

No sentido mais amplo da palavra, classificar pode ser considerado o processo de “distribuição de indivíduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres diferenciados” (LIARD, 1979). O Dicionário Aurélio de língua portuguesa define classificação como “conjunto de métodos, regras e símbolos usados para classificar”.

A classificação de documentos e de informações é um processo intelectual associado à ideia de separar e estabelecer relações entre os documentos. Essa classificação é feita principalmente na idade corrente do documento, já que esse processo está diretamente relacionado com sua função original, ao seu valor primário. A classificação dos documentos correntes reflete a natureza da organização a qual pertencem.

Para a área meio da esfera do executivo federal usa-se o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, com sua última versão aprovada através da Resolução n. 14 de 2001 do CONARQ. Ele adota o modelo decimal de classificação, muito adequado à realidade biblioteconômica, mas bastante difícil de ser usado na realidade arquivística.

Neste código as funções, atividades, espécies e tipos documentais são genericamente denominados de assuntos. Os assuntos principais são distribuídos em dez classes representadas por números inteiros de três algarismos, estas classes são divididas em subclasses, que por sua vez, são decompostas em grupos e subgrupos. As operações da classificação são segundo o código: o estudo, que consiste na leitura dos documentos e; a codificação, a atribuição de um código que corresponda ao assunto tratado pelo documento.

O Código de classificação aprovado pela Resolução n. 14 não tem flexibilidade e nem sempre se adéqua as realidades dos órgãos que deve atender. Os assuntos por vezes se repetem e em outras não estão descritos de forma suficiente para seu entendimento, forçando o uso de códigos mais genéricos, das classes que termina ou começam com 9, como o famoso 995 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas.

A situação se repete com o “Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES)”, a hierarquia das classes e subclasses é confusa e ainda necessita de algumas revisões para que possa atender de maneira regular todas as IFES.

Sem entrar no mérito das definições (afinal código não seria o termo mais adequado para definir o objeto em questão) a estrutura mais adequada para este instrumento seria o funcional, não classificação por assunto. O mais apropriado ainda seria que as instituições atendidas por este instrumento tivessem a possibilidade de adequá-lo às suas próprias realidades, mas ainda é preciso que o Arquivo Nacional e os próprios arquivistas amadureçam essa ideia.

Saudações Arquiveras,

Caroline Durce

12 comentários:

  1. Amigos passo aqui para parabenizá-los pelo Blog e informar que está no ar o site do CEDOC/UnB.

    http://www.cedoc.unb.br

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  2. Novo site do cedoc? Ótimo. Merece uma nota na página inicial da UnB.

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  3. O tema de classificação é extremamente relevante a prática arquivística. Segundo o Dr. Renato Sousa, a classificação é uma das mais nobres atividades realizadas pelo arquivista.

    Aproveitando o gancho, lançarei uma pergunta: quais princípios da arquivologia seriam considerados para a criação ou aplicação de um plano de classificação?

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  4. Olá,

    Gostei muito do seu blog.
    Ele está linkado no http://alunadearquivo.blogspot.com/.

    Abraço e sucesso.

    Elaine Maciel
    Arquivista em Construção

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  5. O CEDOC está de parabéns epla criação do Blog, e pelas reuniões que inquietam nós, os arquivistas.

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  6. Saudações Arquivistícas!

    Bom, eu achei a consideração válida, e eu concordo no que tange o amadurecimento da ideia.

    AO Pensador:
    Fico feliz em saber que você mesmo já vê seus conceitos como chatices. E desta forma, acho decerto inutil sua utilização.

    Desculpe, mas você me parece a típica pessoa que coloca defeito em tudo mas não acha uma forma eficiente de solucionar. Problemas todos temos, o código tem, a Universidade e a Administração Pública também têm. O que nos faz de profissionais eficientes não é reportar defeitos, mas sim sugerir melhoras. O que você não fez em momento algum.

    Servidor não classifica documento porque eles são negligentes em relação aos documentos e à performance do arquivo, e se é da índole de cada um dar desculpas para não receber treinamento, que seja. Seria muito mais fácil se não houvesse tantos cabeças-dura encarregados de coisas tão importantes na esfera pública. Porém, isso não impede que o treinamento aconteça para os 3% que estejam interessados. E lamento sua perspectiva pessimista quanto a isso.

    Por fim, a única sugestão que você deu -um código mais simples- foi muito ineficaz. Não é novidade para ninguém que a implementação de um novo código pode levar anos. O código é ruim, mas uma coisa que você aprende quando é um bom profissional é fazer o que você pode com o que você tem, em vez de ficar sentado criticando enquanto existe trabalho a ser feito.

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  7. Em artigo de CAMARGO, 1994 ela expõe uma citação de Vital Chomel, que em 1975 dizia: “Já é tempo de admitir que, paralelamente a arquivística do metro cúbico ou linear, que tem seus problemas específicos e suas incômodas estratégias, deve se instaurar - como mediação insubstituível entre historiadores e arquivistas - uma arquivística do sentido, que seja ao mesmo tempo decifradora dos dados documentários e questionadora das fontes adormecidas".

    Sendo assim, discordo de posturas radicais e acredito que é possível sim o aprendizado e o treinamento de servidores de forma gradual, afinal são anos de cultura organizacional sem relação de comprometimento com os documentos de arquivo.
    A partir do momento que a instituição se dispõe a treinar e, sobretudo, conscientizar da importância do tratamento documental por parte dos servidores, e não somente dos arquivistas - condutores da classificação dos documentos - será quebrada a inércia e haverá uma nova postura de comprometimento.

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  8. Tânia decifrou o mistério: cultura organizacional.
    Talvez os servidores e até empregados de empresas particulares sejam indiferentes a uma política mais arquivística porque não foram instruidos para tal. Quando um servidor, dentro de uma cultura organizacional, é motivado para se tornar um profissional melhor dentro do âmbito onde exerce sua função, de forma que os níveis superiores deem subterfúgios para que melhorem - de uma forma proporcional -, a pessoa se desenvolve. Ela veste a camisa da empresa. Ele se torna não mais um funcionário, mas uma parte da estrutura de onde trabalha.

    Não passa de Teoria Motivacional. Maximiano prevê isso em seus estudos, inclusive a parte de reforços positivos e behaviorismo. Atitudes certas devem ser estimuladas e atitudes incorretas, extinguidas. Simples.

    O Governo começou, há pouco, a reconhecer a importância do arquivista. Entretanto, dá a entender que somente o arquivista deve se relacionar à gestão documental. Caso essa cultura mudasse, de forma que os servidores começassem a perceber como facilitariam o trabalho dos arquivistas e o seu, não vejo porque não aceitariam instrução.

    Claro, de um ponto de vista público.

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  9. Percebemos a existência de um "ranço" na administração. Existência de hábitos e rotinas definidas que interferem na aplicabilidade de propostas de metodologias mais eficientes.

    A culpa é exclusivamente dos velhos funcionários -aqueles que são chamados de "os da casa" - que desempenham tudo da mesma forma por anos? Ou seria da falta de interesse dos novatos?

    Um servidor não classifica justamente pela não visibilidade do serviço de arquivo na instiuição.

    Querem que o arquivo seja importante em uma organização, demonstre a sua importância. E se ninguem quiser ouvir? Bem continue insistindo. Marketing do serviço de arquivo não será a onda do futuro, mas sim do presente.

    Chorar, brigar, ofender, espernear, fazer caretas, funcionário que faz isso vai pro arquivo. Ops, olha a invisibilidade do arquivo que mantem a imagem de "purgatório dos malditos."

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  10. Aviso:

    As últimas postagens foram consideradas ofensivas e por isso excluídas do blog.

    Solicitamos a todos que queiram participar das discussões que evitem o uso de palavrões e ofensas a quem quer que seja.

    Lembrando que o objetivo deste canal de comunicação é manter um debate de alto nível sobre os problemas arquivísticos da UnB.

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  11. O serviço de arquivo da UnB ou o Centro de Documentação, estão trabalhando com muita determinação para modificar uma realidade de não gestão documental que se acumula há anos, por todos os setores do campus.

    Este trabalho já identificou a necessidade de treinamento sobre organização de arquivos e como lidar com documentos. Em breve terá inicio, em parceria com a Coordenação de Capacitação (PROCAP) do recém criado Decanato de Gestão de Pessoas (DGP) uma sequencia de cursos de treinamento sobre gestão de documentos. A proposta, já havia sido feita há mais de um ano pela Coordenação de Arquivos do CEDOC, e felizmente este ano será implementada.

    Sabemos que algumas pessoas não têm afinidade com a atividade arquivística e respeitamos, mas quando alguém se dispõe a trabalhar em setores administrativos, fatalmente se deparará com documentos para arquivar (estejam eles em que suporte estiverem). Por outro lado, pelo menos 10 (dez) pessoas que trabalham na UnB já demonstraram interesse em aprender a classificar documentos, organizar os arquivos e com essas teremos nossa primeira turma de servidores/prestadores treinados em gestão documental.

    Quanto os que não gostam, também não serão obrigados a gostar, mas aviso: estarão perdendo a oportunidade de aprender e talvez nem pra serem mandados pro "purgatório dos malditos" servirão.

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  12. Mas... voltando ao tema da classificação, ao analizar o plano do CONARQ visualizo vários problemas.

    A aplicação do código torna-se dificultosa inicialmente pelo tamanho do plano, isso se considerarmos a quantidade de páginas e códigos.

    Outro problema comum é a dupla possibilidade de codificação (classificação) do documento. Fator decorrente do desconhecimento do tipo documental (tipologia), do trâmite, função e uso do documento no órgão.

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