PROTOCOLO

Os procedimentos gerais para a utilização dos serviços de protocolo da Administração Pública Federal são instruídos pela Portaria Normativa nº 5/2002 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) e foi base para a discussão nesta sexta-feira, dia 15 de outubro de 2010. Para ambientar a discussão, tomamos como exemplo a Universidade de Brasília (UnB). A portaria tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes à gestão de processos e correspondências, com a finalidade de criar bases para a implantação de sistemas informatizados unificados.

O início da discussão foi baseado nas atividades de protocolo. São elas: o recebimento, registro, autuação, tramitação, controle, expedição e recuperação dos documentos. Visto no âmbito da UnB, o protocolo não se mostra tão presente em todas as atividades listadas e o sistema implantado é falho em vários aspectos, como no controle e na recuperação dos documentos.

O protocolo, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (Camargo e Bellotto, 1996) é o “setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos”. Ele pode ser ainda central e setorial. O primeiro é a unidade junto ao órgão, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e o segundo é a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte (...) e tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. Deve-se frisar que a descentralização refere-se às atividades desenvolvidas dentro do órgão.

Assim como o termo “arquivo”, que possui várias definições para designar diferentes significados, como por exemplo: o mobiliário, o documento e o local, é bem assim o conceito usado para o protocolo, que pode designar, além do setor de trabalho, o número dado aos documentos ou ainda a folha de acompanhamento dos processos.

Ao comparar a normatização estabelecida pela portaria com o Manual de redação da Presidência da República esclarecemos a relação entre a natureza da correspondência e as espécies documentais envolvidas. Quanto à natureza a correspondência pode ser interna, externa, oficial, particular. A documentação interna é identificada pela espécie memorando; a externa pelo ofício; a oficial pelo memorando ou ofício e a particular por carta.

Diante de todos os conceitos e definições abordados, concordamos que de todas as atividades realizadas pelo serviço de protocolo a que se destaca é o controle. E tomando as disposições finais da Portaria, devem-se observar os princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas e o adequado tratamento físico, observando os cuidados de higiene, material adequado e preservação da informação.

Além de tudo isso, discutimos também sobre o dossiê que segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005) “é uma unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto)”. No entanto, após discutir sobre o assunto, observamos que o Arquivo Nacional não aborda, através do dicionário, o fato de que os dossiês não tramitam. Percebemos que o dossiê tem uma característica de “artificialidade” porque os documentos são juntados por vontade do interessado, podendo ser temáticos, não tendo uma ordem entre si, mas possuindo um ponto convergente.

Texto por Rafael Carvalho, Laiane Ernesto, Ingrid Cordovil, Emillyanne Freitas, Tânia Moura, Luís Fernando.

Participantes: Tatiana Valença, Carol Durce, Rudney de Melo, Paulo Estevão Filho, Ana Carolina Gomes, Ananda Moretti, Bruno Leonel, Daniella Larcher, Liliany Ribeiro, Rafael Rosa, Paula Araújo, Leonardo Lima, Tatiana Valença, André Araújo, Edimilson Soares, Pedro, Henrique Distretti.