Digitalização ou Microfilmagem?

Nesta sexta-feira, dia 18/02/2011 foi abordado o tema da mudança de suporte dos documentos. Pode-se dizer que as iniciativas têm sido entre a digitalização ou a microfilmagem dos documentos produzidos e acumulados pelas instituições.
Quanto a primeira foram expostas as seguintes questões: como deve ser a digitalização? Quais documentos devem ser digitalizados? Qual a validade legal do documento digitalizado? Como classificar e atribuir temporalidade ao documento eletrônico? E quanto à definição de banco de dados (sistema ou documento???), enfim, muitas dúvidas.
Em relação à microfilmagem, percebe-se uma maior segurança em termos de preservação, pois o microfilme tem se mostrado um suporte de maior durabilidade. O processo de microfilmar documento de arquivo já está estabelecido na UnB desde 1978, quando foi criado o Serviço de Microfilmagem (SMI). Este setor, em tempos áureos, supriu à demanda de redução de volumes documentais de vários setores da UnB, atualmente atende a somente dois: a Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) e o Decanato de Gestão de Pessoas (DGP), antes denominado Secretaria de Recursos Humanos (SRH). Destes dois setores são microfilmados dossiês de alunos e assentamentos funcionais de servidores, respectivamente. A diminuição de sua capacidade de absorção de trabalho foi se instalando ao longo do tempo, porém a qualidade da microfilmagem não foi prejudicada.
A mudança de suporte dos documentos é relevante para os arquivos, pois impacta diretamente na gestão dos espaços (físicos ou virtuais) de armazenamento. É preciso planejamento. Os prós e contras, tanto da digitalização, quanto da microfilmagem devem ser identificados. O estabelecimento de uma Política Arquivística passa, necessariamente, pela definição criteriosa da técnica mais adequada para os fundos documentais acumulados. Não esquecendo, claro, dos documentos já produzidos em meio eletrônico, que também podem migrar de suporte, seja para o papel ou o microfilme.
Foi sugerido que os presentes na reunião procurassem referências sobre o assunto, a fim de subsidiar e fundamentar um estudo sobre as questões em torno da discussão engendrando argumentações em futuras intervenções na política de microfilmagem e digitalização. O assunto não se esgotou, ao contrário o debate é intenso e enquanto escrevemos novas tecnologias estão entrando no mercado, e outras estão ficando ultrapassadas na mesma velocidade. O tempo urge!

Saudações Arquiver@s!

Estiveram presente: Tânia Moura, Caroline Durce, Antônio Alberto, Fabrício Carpaneda, Rafael Carvalho, Marcus Gonçalves, Rafael Augusto, Jairo Augusto, Liliany Ribeiro, Ananda Moretti, Kaio Queiroz, Denise Nascimento, Laís Arruda, Tael Michael, Artur Litran.

Classificação de Documentos de Arquivo

O ato de classificar ajudou o homem em seu processo evolutivo. O processo classificatório acompanha a trajetória do homem desde seus primeiros passos. As atividades humanas, desde a mais trivial até a mais elabora, estão ligadas ao ato de classificar. Todos os seres classificam consciente ou inconscientemente para os mais variados propósitos. Como disse Foucault, as classificações primordiais que nos parecem óbvias e inquestionáveis são os “códigos ordenadores” da nossa cultura.

No sentido mais amplo da palavra, classificar pode ser considerado o processo de “distribuição de indivíduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres diferenciados” (LIARD, 1979). O Dicionário Aurélio de língua portuguesa define classificação como “conjunto de métodos, regras e símbolos usados para classificar”.

A classificação de documentos e de informações é um processo intelectual associado à ideia de separar e estabelecer relações entre os documentos. Essa classificação é feita principalmente na idade corrente do documento, já que esse processo está diretamente relacionado com sua função original, ao seu valor primário. A classificação dos documentos correntes reflete a natureza da organização a qual pertencem.

Para a área meio da esfera do executivo federal usa-se o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, com sua última versão aprovada através da Resolução n. 14 de 2001 do CONARQ. Ele adota o modelo decimal de classificação, muito adequado à realidade biblioteconômica, mas bastante difícil de ser usado na realidade arquivística.

Neste código as funções, atividades, espécies e tipos documentais são genericamente denominados de assuntos. Os assuntos principais são distribuídos em dez classes representadas por números inteiros de três algarismos, estas classes são divididas em subclasses, que por sua vez, são decompostas em grupos e subgrupos. As operações da classificação são segundo o código: o estudo, que consiste na leitura dos documentos e; a codificação, a atribuição de um código que corresponda ao assunto tratado pelo documento.

O Código de classificação aprovado pela Resolução n. 14 não tem flexibilidade e nem sempre se adéqua as realidades dos órgãos que deve atender. Os assuntos por vezes se repetem e em outras não estão descritos de forma suficiente para seu entendimento, forçando o uso de códigos mais genéricos, das classes que termina ou começam com 9, como o famoso 995 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas.

A situação se repete com o “Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES)”, a hierarquia das classes e subclasses é confusa e ainda necessita de algumas revisões para que possa atender de maneira regular todas as IFES.

Sem entrar no mérito das definições (afinal código não seria o termo mais adequado para definir o objeto em questão) a estrutura mais adequada para este instrumento seria o funcional, não classificação por assunto. O mais apropriado ainda seria que as instituições atendidas por este instrumento tivessem a possibilidade de adequá-lo às suas próprias realidades, mas ainda é preciso que o Arquivo Nacional e os próprios arquivistas amadureçam essa ideia.

Saudações Arquiveras,

Caroline Durce

Arquivo Nacional deixa a Casa Civil

O novo ministro chefe da Casa Civil da Presidência da República Antônio Palocci anuncia o remanejamento do Arquivo Nacional da estrutura da Casa Civil para o Ministério da Justiça.

Este ato gera efeitos quanto ao nível de poder hierárquico, normativo e a visibilidade do Arquivo Nacional. A Casa Civil é o órgão responsável pelo assessoramento estratégico do poder executivo. A posição estratégica dos arquivos públicos começava a ser evidenciada na administração federal e era referência para outras esferas de poder.

Ao distanciar-se do centro da administração, o Arquivo Nacional, poderá ser apenas uma entidade de suporte do Ministério da Justiça.

André Araújo

Referência:

http://ultimosegundo.ig.com.br/politica/ao+tomar+posse+palocci+diz+esperar+acao+discreta+da+casa+civil/n1237906658645.html

Preservação Digital

Na última sexta-feira nós falamos sobre preservação digital, sobre o impacto das novas tecnologias na maneira de criar e gerir documentos. Será que estamos preparados para as novas mídias? Será que as novas tecnologias atendem realmente nossas necessidades?

As dúvidas superam as certezas quando se trata desse assunto. Os sistemas eletrônicos e o suposto espaço infinito são grandes promessas, mas pouco se sabe quanto sua confiabilidade no que tange a segurança das informações e possíveis perdas materiais. Além disso, o bom uso de novas tecnologias depende da mudança de cultura organizacional e da adoção de Políticas de Gestão Informacional de Documentos.

Os documentos eletrônicos têm sido considerados pelos estudiosos, porém os problemas a serem considerados são amplos. Existe a questão da durabilidade dos novos suportes, da autenticidade e da confiabilidade, além de outras. Os recursos da informática ajudam, mas quando adotados por modismo ou apenas convenção podem ser um entrave ainda maior para a gestão dos documentos.

Os sistemas eletrônicos de gestão de documentos exigem atualizações que podem levar a perdas informacionais. Para as mídias digitais é recomendada a migração periódica para novos suportes. Os softwares são constantemente renovados e um documento gravado hoje em CD pode não ser lido pelos hardwares do futuro. Enfim, o papel continua sendo o mais confiável, no sentido de que sua deterioração é facilmente perceptível e não é preciso nada além do olho para leitura.

É preciso considerar sempre o “problema humano” da tecnologia, vale lembrar que são pessoas que produzem e controlam a tecnologia. Uma falha humana pode ser ainda mais prejudicial que falhas de um sistema, por exemplo. A tecnologia deve ser usada como uma das “ferramentas” auxiliares dos arquivos e não como uma solução mirabolante. A informática facilita e muito o acesso, mas não pode ser considerada uma solução definitiva para os problemas dos arquivos.

O Projeto INTERPARES e o E-ARQ são exemplos de que a Arquivística tem procurado se atualizar perante as novas demandas. Ainda temos que aprender muito sobre as novas tecnologias, porém, o mais importante é nos aliarmos com profissionais de outras áreas, pois o trabalho de arquivo é interdisciplinar e devemos usar as experiências do outro para inovar sempre e mostrar que as funções do Arquivista vão além do ato de guardar papel, que temos total competência para gerir documentos e informação e assim auxiliar diretamente na tomada de decisão das instituições.

Saudações Arquiveras,

Caroline Durce

Estiveram presentes nesta discussão: Ana Carolina, Ananda, Bruno Leonel, Caroline Durce, Emillyane, Érika Silvana, Henrique, Ingrid, Laís arruda, Leonardo Lima, Lucas Gabriel, Luiz Osório, Marcus Vinícius, Murilo Coelho, Rafael Carvalho, Rafael Rosa, Renaud Bruno, Rudney, Tânia.

Preservação Digital

Esta semana a discussão é sobre preservação digital. O que nos levou a esse tema, tão debatido na atualide, foi a recente apresentação dos dados preliminares do "Diagnóstico da gestão de documentos da UnB", orientado pela Profª Cynthia Roncaglio da Faculdade de Ciência da Informação (FCI) da UnB. A pesquisa foi executada pelos alunos do curso de Arquivologia nos arquivos setoriais da UnB e, um dos resultados parciais relativos aos documentos acumulados revelou que depois dos documentos textuais, produzidos em suporte papel, o suporte mais comum é o CD. Portanto, vamos analisar questões referentes a fragilidade dos suportes e a obsolescência de softwares e hardwares utilizados na produção e armazenamento de documentos de arquivo na Universidade.

Venham e participem!

Saudações Arquiveir@as.