Sugestões para nova edição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

O Grupo de Trabalho responsável pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE (2005) está recebendo sugestões de inclusões e alterações de verbetes, acompanhadas de justificativas.

As sugestões devem ser encaminhadas para terminologia@arquivonacional.gov.br, de 18 de outubro a 30 de novembro de 2010.

PROTOCOLO

Os procedimentos gerais para a utilização dos serviços de protocolo da Administração Pública Federal são instruídos pela Portaria Normativa nº 5/2002 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) e foi base para a discussão nesta sexta-feira, dia 15 de outubro de 2010. Para ambientar a discussão, tomamos como exemplo a Universidade de Brasília (UnB). A portaria tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes à gestão de processos e correspondências, com a finalidade de criar bases para a implantação de sistemas informatizados unificados.

O início da discussão foi baseado nas atividades de protocolo. São elas: o recebimento, registro, autuação, tramitação, controle, expedição e recuperação dos documentos. Visto no âmbito da UnB, o protocolo não se mostra tão presente em todas as atividades listadas e o sistema implantado é falho em vários aspectos, como no controle e na recuperação dos documentos.

O protocolo, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (Camargo e Bellotto, 1996) é o “setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos”. Ele pode ser ainda central e setorial. O primeiro é a unidade junto ao órgão, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e o segundo é a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte (...) e tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. Deve-se frisar que a descentralização refere-se às atividades desenvolvidas dentro do órgão.

Assim como o termo “arquivo”, que possui várias definições para designar diferentes significados, como por exemplo: o mobiliário, o documento e o local, é bem assim o conceito usado para o protocolo, que pode designar, além do setor de trabalho, o número dado aos documentos ou ainda a folha de acompanhamento dos processos.

Ao comparar a normatização estabelecida pela portaria com o Manual de redação da Presidência da República esclarecemos a relação entre a natureza da correspondência e as espécies documentais envolvidas. Quanto à natureza a correspondência pode ser interna, externa, oficial, particular. A documentação interna é identificada pela espécie memorando; a externa pelo ofício; a oficial pelo memorando ou ofício e a particular por carta.

Diante de todos os conceitos e definições abordados, concordamos que de todas as atividades realizadas pelo serviço de protocolo a que se destaca é o controle. E tomando as disposições finais da Portaria, devem-se observar os princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas e o adequado tratamento físico, observando os cuidados de higiene, material adequado e preservação da informação.

Além de tudo isso, discutimos também sobre o dossiê que segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005) “é uma unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto)”. No entanto, após discutir sobre o assunto, observamos que o Arquivo Nacional não aborda, através do dicionário, o fato de que os dossiês não tramitam. Percebemos que o dossiê tem uma característica de “artificialidade” porque os documentos são juntados por vontade do interessado, podendo ser temáticos, não tendo uma ordem entre si, mas possuindo um ponto convergente.

Texto por Rafael Carvalho, Laiane Ernesto, Ingrid Cordovil, Emillyanne Freitas, Tânia Moura, Luís Fernando.

Participantes: Tatiana Valença, Carol Durce, Rudney de Melo, Paulo Estevão Filho, Ana Carolina Gomes, Ananda Moretti, Bruno Leonel, Daniella Larcher, Liliany Ribeiro, Rafael Rosa, Paula Araújo, Leonardo Lima, Tatiana Valença, André Araújo, Edimilson Soares, Pedro, Henrique Distretti.

Análise do texto Gestão Organizacional direcionada ao CEDOC

A leitura do texto nos levou a refletir sobre a importância dos conceitos de missão, visão, objetivos e valores para uma instituição. A partir daí tentamos delimitá-los dentro do campo de atuação do CEDOC da UnB.

Entendemos que a vocação deste centro é atuar como o arquivo central da Universidade. Neste aspecto definimos para o CEDOC:

MISSÃO: atuar na gestão da informação orgânica e assessorar a comunidade universitária no tratamento documental. Gerir com qualidade a guarda, o acesso, a pesquisa e a preservação dos documentos. Além de garantir aperfeiçoamento e prática dos profissionais e estudantes envolvidos.

VISÃO: Ser referência no desenvolvimento e implementação de políticas de gestão de documentos.

OBJETIVO GERAL: Elaborar e difundir as políticas de gestão de documentos dentro da Universidade de Brasília.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Trabalhar em conjunto com FCI no desenvolvimento e formação do profissional da informação.

• Padronizar procedimentos administrativos de produção de documentos.

• Abrir espaço para o debate acadêmico.

• Difundir o acervo.

VALORES:

• Respeito à comunidade acadêmica.
• Responsabilidade sócio-ambiental na produção e eliminação de documentos.
• Respeito ao patrimônio histórico e cultural.
• Fomento a novas ideias.
• Profissionalismo.


Lembrando que a atuação do CEDOC deve ocorrer de modo integrado aos arquivos setoriais.

Gestão de Pessoas

Esta semana o tema da discussão é relativo à gestão de pessoas e qualidade de vida no trabalho, abordando aspectos relacionados à visão e missão da organização. Para tanto escolhemos o texto Instrospecção na Gestão Organizacional apresentado em 2009 no VI COVIMBRA - Congresso Virtual Brasileiro de Administração de por quatro autores oriundos da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).

Diagnóstico

Metodologia de Diagnóstico – Capítulo 4 do livro A Nova Arquivística na Modernização Administrativa de Luís Carlos Lopes

O que é o diagnóstico? Após discutir sobre o assunto foi chegado à seguinte resposta: estudo e análise prévia de um setor ou instituição com a finalidade de se colher informações para se realizar um projeto arquivístico. É importante considerar em um diagnóstico elementos cruciais para o desenvolvimento do trabalho como espaço físico, o acondicionamento, metragem linear da documentação, formação das pessoas envolvidas nas atividades, critério de arquivamento utilizado no setor ou instituição diagnosticada, entre outros.
Segundo LOPES, existem duas abordagens de diagnóstico, a maximalista e minimalista que nosso entendimento são diferenciadas como: Maximalista - diagnóstico feito a partir de uma visão geral e da instituição. Minimalista - diagnóstico feito a partir de uma visão mais específica da instituição/ setores de trabalho.
No decorrer de alguns relatos de experiências ocorridos nos arquivos setoriais da UnB, foram diagnosticados alguns problemas: resistência a mudanças, falta de motivação, negligência com os documentos, necessidade de treinamento na área de arquivologia falta de conhecimento na Arquivística e o real valor dos documentos. Resultado da cultura organizacional vigente, impactando na preservação da informação arquivística, e consequentemente na recuperação dessa informação.
Outra questão abordada foi a postura do “profissional da informação arquivística” que deve ter uma postura de gestor e não somente como técnico.

Texto escrito por: Leonardo, Henrique,Ananda e Tânia.

Participantes: Ana Carolina, Ananda, Caroline, Humberto, Keity, Laiane, Leonardo, Liliany, Marcone, Rafael, Rogério, Tânia, Henrique, André, Paulo, Emiliane, Ingrid, e Luiz Fernando.